Aufbewahrungsfristen-Rechner: Wie lange müssen Sie Belege aufbewahren?
Geschäftsunterlagen müssen Sie je nach Art zwischen sechs und zehn Jahre aufbewahren. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine verkürzte Frist von acht Jahren. Wählen Sie die Art der Unterlage und das Jahr – der Rechner zeigt Ihnen, bis wann Sie sie aufbewahren müssen und ab wann Sie sie vernichten dürfen.
Jahr, in dem der Beleg entstanden ist – bzw. die letzte Buchung oder der Jahresabschluss dazu erfolgte. Die Frist beginnt mit Ablauf dieses Jahres.
Aufbewahrungsfrist
8 Jahre
Frühestens vernichtbar ab 1. Januar 2035
Noch 9 Jahre aufbewahren.
Allgemeine Orientierung nach §147 AO / §257 HGB – keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Die Fristen im Überblick
Welche Unterlage wie lange aufzubewahren ist, regeln §147 AO und §257 HGB. Diese drei Gruppen decken den Alltag kleiner Betriebe ab.
| Unterlagen | Frist | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungen & BuchungsbelegeEin- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege, Kontoauszüge | 8 Jahre | Seit 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt (für Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief). |
| Bücher, Abschlüsse & InventareJahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungs- und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Unverändert 10 Jahre. |
| Geschäftsbriefe & sonstige UnterlagenEmpfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe (außer Rechnungen) sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | Unverändert 6 Jahre. |
Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Buchung oder der Jahresabschluss erstellt wurde.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen Sie seit der Gesetzesänderung 2025 acht Jahre aufbewahren – vorher waren es zehn Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was hat sich 2025 an den Aufbewahrungsfristen geändert?
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war – also für Belege ab dem Jahrgang 2015.
Ab wann darf ich Unterlagen vernichten?
Vernichten dürfen Sie eine Unterlage ab dem 1. Januar, der auf das Ende der Aufbewahrungsfrist folgt. Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2017 darf damit ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Gelten die Fristen auch für digitale Belege?
Ja. Auch digital erfasste oder elektronisch empfangene Belege unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen und müssen GoBD-konform unveränderbar gespeichert werden.
Dieser Rechner ist eine allgemeine Orientierung nach §147 AO und §257 HGB und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall – etwa bei laufenden Betriebsprüfungen oder besonderen Aufzeichnungspflichten – können abweichende Fristen gelten.
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