Die drei Fristen: 8, 10 und 6 Jahre
Das Gesetz kennt für Geschäftsunterlagen drei Fristen – geregelt in §147 der Abgabenordnung und §257 des Handelsgesetzbuchs. Entscheidend ist nicht, wie wichtig sich ein Papier anfühlt, sondern zu welcher Gruppe es gehört.
Für den Alltag kleiner Betriebe reichen drei Gruppen: Buchungsbelege – alles, was eine einzelne Buchung belegt –, dann die Bücher und Abschlüsse selbst und schließlich die geschäftliche Korrespondenz. Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, laufen mit sechs Jahren in der letzten Gruppe mit.
| Unterlagen | Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Rechnungen & Buchungsbelege | 8 Jahre | Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege, Kontoauszüge |
| Bücher, Abschlüsse & Inventare | 10 Jahre | Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen, Lageberichte |
| Geschäftsbriefe & Sonstiges | 6 Jahre | Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe (außer Rechnungen), sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen |
Wann die Frist beginnt – und warum sie länger läuft, als viele denken
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag, an dem eine Rechnung geschrieben wird, sondern erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist beziehungsweise die letzte Eintragung gemacht wurde. Das angebrochene Jahr zählt also nicht mit – die Frist läuft fast immer länger, als man beim schnellen Rechnen denkt.
Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Ihre Acht-Jahres-Frist beginnt mit dem 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des Jahres 2034 – vernichtet werden darf die Rechnung ab dem 1. Januar 2035, fast neun Jahre nach dem Rechnungsdatum.
Bei Büchern und Jahresabschlüssen knüpft der Fristbeginn an die letzte Eintragung beziehungsweise die Aufstellung an: Ein Jahresabschluss für 2025, der erst im Sommer 2026 aufgestellt wird, läuft damit bis Ende 2036.
Die 8-Jahres-Regel: Was sich 2025 geändert hat
Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren alte Zehn-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief – also für Belege ab dem Jahrgang 2015. Dadurch wurden Anfang 2025 gleich zwei Beleg-Jahrgänge auf einmal frei: 2015 und 2016.
Wichtig: Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn Jahren, für Geschäftsbriefe bei sechs.
Ab wann darf ein Beleg in den Schredder?
Vernichten dürfen Sie eine Unterlage ab dem 1. Januar, der auf das Ende ihrer Frist folgt. Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2017 darf damit seit dem 1. Januar 2026 entsorgt werden. Für jede andere Kombination aus Belegart und Jahr zeigt Ihnen der Aufbewahrungsfristen-Rechner die Frist auf einen Klick – inklusive des Jahres, ab dem die Unterlage vernichtet werden darf.
Wichtig sind die Ausnahmen: Läuft eine Betriebsprüfung oder ist sie angekündigt, sind Steuerfestsetzungen noch vorläufig oder Verfahren offen, dürfen betroffene Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist. Diese Übersicht ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; ob in Ihrem Fall abweichende Fristen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Digital aufbewahren: Papier muss nicht bleiben
Aufbewahren heißt nicht Papier stapeln: Die Fristen gelten für digitale Belege genauso – und umgekehrt dürfen die meisten Papierbelege digital aufbewahrt werden. Voraussetzung ist eine Erfassung nach den GoBD: vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Dann darf das Papier-Original in vielen Fällen nach dem Scannen vernichtet werden; einzelne Dokumente gehören weiterhin ins Original – was für Ihre Unterlagen gilt, stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
Wie ein alltagstauglicher digitaler Erfassungsweg aussieht – vom Foto auf der Baustelle bis zur GoBD-konformen Ablage –, zeigt der Beitrag Belege digital erfassen ohne Schuhkarton.
Ordnung, die die Fristen von allein einhält
Fristen einzuhalten ist am Ende eine Frage der Ordnung: Wer jeden Beleg einmal sauber digital erfasst und archiviert, muss sich um die Aufbewahrung keine Gedanken mehr machen – das Archiv hält die Unterlagen vollständig und auffindbar, bis die Frist abgelaufen ist.
Genau diesen Teil übernehme ich mit der Belegerfassung und -organisation: Sie reichen Belege digital ein, ich erfasse, ordne und archiviere sie GoBD-konform – als Teil Ihrer laufenden Buchhaltung zum monatlichen Festpreis. Auch Jahre später ist jeder Beleg in Sekunden auffindbar, für Sie und für Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen
- Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
- Kontoauszüge zählen zu den Buchungsbelegen und müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, aus dem der Auszug stammt.
- Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
- Zehn Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie Buchungs- und Organisationsunterlagen. Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gilt seit 2025 die kürzere Frist von acht Jahren.
- Gilt die 8-Jahres-Frist auch für alte Rechnungen?
- Ja – für alle Buchungsbelege, deren frühere Zehn-Jahres-Frist Anfang 2025 noch lief, also für Belege ab dem Jahrgang 2015. Noch ältere Belege behalten rechnerisch die Zehn-Jahres-Frist; die ist inzwischen aber ohnehin abgelaufen.
- Darf ich Papierbelege nach dem Einscannen vernichten?
- In vielen Fällen ja – wenn die digitale Erfassung den GoBD entspricht, also vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar ist. Einzelne Dokumente müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden; was für Ihre Unterlagen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.