Aufbewahrungsfristen: Welche Belege Sie wie lange aufbewahren müssen

Das Gesetz kennt für Geschäftsunterlagen drei Fristen, geregelt in §147 der Abgabenordnung und §257 des Handelsgesetzbuchs; für Rechnungen wiederholt §14b des Umsatzsteuergesetzes die acht Jahre noch einmal ausdrücklich. Entscheidend ist nicht, wie wichtig sich ein Papier anfühlt, sondern zu welcher Gruppe es gehört. Stand dieser Übersicht: September 2026.

Für den Alltag kleiner Betriebe reichen drei Gruppen: Buchungsbelege (alles, was eine einzelne Buchung belegt), dann die Bücher und Abschlüsse selbst und schließlich die geschäftliche Korrespondenz. Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, laufen mit sechs Jahren in der letzten Gruppe mit.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag, an dem eine Rechnung geschrieben wird, sondern erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist beziehungsweise die letzte Eintragung gemacht wurde. Das angebrochene Jahr zählt also nicht mit: die Frist läuft fast immer länger, als man beim schnellen Rechnen denkt.

Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Ihre Acht-Jahres-Frist beginnt mit dem 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des Jahres 2034. Vernichtet werden darf die Rechnung ab dem 1. Januar 2035, fast neun Jahre nach dem Rechnungsdatum.

Bei Büchern und Jahresabschlüssen knüpft der Fristbeginn an die letzte Eintragung beziehungsweise die Aufstellung an: Ein Jahresabschluss für 2025, der erst im Sommer 2026 aufgestellt wird, läuft damit bis Ende 2036.

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren alte Zehn-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief, also für Belege ab dem Jahrgang 2015. Dadurch wurden Anfang 2025 gleich zwei Beleg-Jahrgänge auf einmal frei: 2015 und 2016.

Wichtig: Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn Jahren, für Geschäftsbriefe bei sechs.

Die drei Gruppen sind einfach, die Zuordnung im Alltag ist es nicht immer: Ein Vertrag ist erst einmal ein Geschäftsbrief, wird aber zum Buchungsbeleg, sobald Buchungen darauf beruhen. Die Tabelle ordnet die häufigsten Unterlagen eines kleinen Betriebs ein.

Für Privatpersonen gelten diese Fristen nicht. Zwei Ausnahmen: Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerkerarbeiten an der eigenen oder gemieteten Wohnung, müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (§14b Abs. 1 UStG), und wer im Jahr mehr als 500.000 Euro positive Überschusseinkünfte hat, muss die dazugehörigen Unterlagen ab dem Folgejahr sechs Jahre aufheben (§147a AO). Für Lohnkonten gilt §41 EStG, für die Entgeltunterlagen der Sozialversicherung §28f SGB IV.

Vernichten dürfen Sie eine Unterlage ab dem 1. Januar, der auf das Ende ihrer Frist folgt. Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2017 darf damit seit dem 1. Januar 2026 entsorgt werden. Für jede andere Kombination aus Belegart und Jahr zeigt Ihnen der Aufbewahrungsfristen-Rechner die Frist auf einen Klick, inklusive des Jahres, ab dem die Unterlage vernichtet werden darf.

Wichtig sind die Ausnahmen: Läuft eine Betriebsprüfung oder ist sie angekündigt, sind Steuerfestsetzungen noch vorläufig oder Verfahren offen, dürfen betroffene Unterlagen nicht vernichtet werden, auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist. Diese Übersicht ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; ob in Ihrem Fall abweichende Fristen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Mit dem 31. Dezember 2026 laufen die Fristen für drei Jahrgänge gleichzeitig ab: Buchungsbelege aus 2018 (acht Jahre), Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen aus 2020 (sechs Jahre) sowie Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, deren letzte Eintragung oder Aufstellung 2016 lag (zehn Jahre). Bei Jahresabschlüssen zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr: Der Abschluss für 2015, aufgestellt 2016, wird 2027 frei, der Abschluss für 2016 erst 2028.

Bevor ein Jahrgang tatsächlich vernichtet wird, gehört eine Frage an den Steuerberater: Läuft für eines dieser Jahre noch eine Prüfung, ein Einspruch oder eine Festsetzungsfrist? Dann bleibt der Jahrgang liegen, das Gesetz hemmt in diesem Fall den Fristablauf.

Aufbewahren heißt nicht Papier stapeln: Die Fristen gelten für digitale Belege genauso, und umgekehrt dürfen die meisten Papierbelege digital aufbewahrt werden. Voraussetzung ist eine Erfassung nach den GoBD: vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Dann darf das Papier-Original in vielen Fällen nach dem Scannen vernichtet werden; einzelne Dokumente gehören weiterhin ins Original. Was für Ihre Unterlagen gilt, stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.

Wie ein alltagstauglicher digitaler Erfassungsweg aussieht, vom Foto auf der Baustelle bis zur GoBD-konformen Ablage, zeigt der Beitrag Belege digital erfassen ohne Schuhkarton.

Fristen einzuhalten ist am Ende eine Frage der Ordnung: Wer jeden Beleg einmal sauber digital erfasst und archiviert, muss sich um die Aufbewahrung keine Gedanken mehr machen. Das Archiv hält die Unterlagen vollständig und auffindbar, bis die Frist abgelaufen ist.

Genau diesen Teil übernehme ich mit der Belegerfassung und -organisation: Sie reichen Belege digital ein, ich erfasse, ordne und archiviere sie GoBD-konform, als Teil Ihrer laufenden Buchhaltung zum monatlichen Festpreis. Auch Jahre später ist jeder Beleg in Sekunden auffindbar, für Sie und für Ihren Steuerberater.