GoBD-Checkliste: Wie fit ist Ihre Belegablage?
Die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – gelten für jedes Unternehmen mit steuerlich relevanten Aufzeichnungen, vom Kleinunternehmer bis zur GmbH. Beantworten Sie zehn Fragen und sehen Sie in zwei Minuten, wo Ihre Belegorganisation heute steht – von der zeitnahen Erfassung bis zur Datensicherung.
1 / 10 · Zeitnahe Erfassung
Werden Belege zeitnah erfasst – bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare innerhalb weniger Tage?
Die GoBD verlangen eine zeitnahe, geordnete Erfassung. Wochenlanges Sammeln im Schuhkarton oder Postfach gilt nicht als zeitnah.
2 / 10 · Vollständigkeit
Kommen alle Belege an einem festen Ort zusammen – auch Kleinbeträge wie Tank- oder Parkquittungen?
Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg. Verstreute Ablagen (Hosentasche, Mail-Postfach, Schreibtisch) führen fast immer zu Lücken.
3 / 10 · Unveränderbarkeit
Sind erfasste Belege und Aufzeichnungen vor nachträglichem Ändern und Löschen geschützt?
Frei editierbare Ablagen – etwa Excel-Listen oder einfache Dateiordner ohne Protokollierung – gelten nicht als unveränderbar.
4 / 10 · E-Mail & E-Rechnung
Bewahren Sie elektronisch empfangene Rechnungen im Originalformat auf, statt sie nur auszudrucken?
Elektronische Belege (PDF, E-Rechnung) müssen elektronisch archiviert werden – der Papierausdruck allein genügt nicht.
5 / 10 · Kasse
Werden Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten?
Für Barumsätze gilt die tägliche Aufzeichnung. Ohne Barumsätze können Sie diese Frage überspringen.
6 / 10 · Ordnung
Finden Sie zu jeder Buchung den passenden Beleg in wenigen Minuten wieder?
Geordnete Ablage heißt: Ein sachverständiger Dritter – etwa ein Prüfer – muss sich in angemessener Zeit zurechtfinden.
7 / 10 · Scan-Qualität
Sind gescannte oder fotografierte Belege vollständig und lesbar – nichts abgeschnitten, nichts unscharf?
Beim Ersetzen von Papier durch Scans muss das Bild den Beleg vollständig und originalgetreu wiedergeben.
8 / 10 · Datensicherung
Übersteht Ihre Belegablage einen Geräteausfall – gibt es eine regelmäßige Sicherung?
Verlorene Daten sind verlorene Belege: Die Aufbewahrungspflicht gilt auch bei Festplattencrash oder Handyverlust.
9 / 10 · Verfahrensdokumentation
Ist zumindest in Grundzügen beschrieben, wie Belege bei Ihnen laufen – wer erfasst was, womit, wohin?
Die GoBD sehen eine Verfahrensdokumentation vor. Für kleine Betriebe reicht oft eine kurze, aktuelle Beschreibung des Ablaufs.
10 / 10 · Aufbewahrung
Bewahren Sie Unterlagen bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen auf – ohne vorher zu löschen?
Je nach Belegart gelten sechs, acht oder zehn Jahre. Auch alte E-Mail-Postfächer und Alt-Systeme zählen dazu.
0 von 10 Fragen beantwortet – das Ergebnis erscheint, sobald alle Fragen beantwortet sind.
Worauf es bei den GoBD ankommt
Hinter allen Einzelfragen stehen sechs Grundsätze: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Kurz gesagt: Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg, der zeitnah erfasst, geordnet abgelegt und unverändert aufbewahrt wird – so, dass ein Dritter den Ablauf nachvollziehen kann.
Das klingt nach viel, ist im Alltag aber vor allem eine Frage des Erfassungswegs: Wer Belege einmal sauber digital einsammelt, erfüllt die meisten Punkte nebenbei. Wie so ein Ablauf aussieht, zeigt der Beitrag Belege digital erfassen: Ablauf und GoBD-konforme Aufbewahrung. Und wie lange die Unterlagen aufzubewahren sind, berechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner pro Belegart und Jahr.
Häufige Fragen zu den GoBD
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie beschreibt, wie steuerlich relevante Aufzeichnungen und Belege geführt und aufbewahrt werden müssen.
Für wen gelten die GoBD?
Für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Aufzeichnungen führt – unabhängig von Größe und Rechtsform. Auch Kleinunternehmer und Selbständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung fallen darunter, nicht nur bilanzierende Betriebe.
Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?
Mängel in der Beleg- und Buchführungsorganisation können bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die Aufzeichnungen nicht anerkannt werden – mit Hinzuschätzungen als möglicher Folge. Wie ein Mangel im Einzelfall wiegt, beurteilt die Finanzverwaltung; Ansprechpartner dafür ist Ihr Steuerberater.
Ersetzt diese Checkliste eine Prüfung durch den Steuerberater?
Nein. Die Checkliste ist eine allgemeine Orientierung, wo Ihre Belegorganisation heute steht – sie ist keine Prüfung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Eine verbindliche Einschätzung für Ihren Betrieb gibt Ihnen Ihr Steuerberater.
Diese Checkliste ist eine allgemeine Orientierung entlang der GoBD-Grundsätze und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Anforderungen für Ihren Betrieb im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
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