BWA lesen und verstehen – so deuten Sie die wichtigsten Zahlen richtig

Eine BWA lesen Sie am besten von oben nach unten, denn genau so ist sie aufgebaut. Ganz oben stehen die Umsatzerlöse. Zusammen mit den Bestandsveränderungen ergeben sie die Gesamtleistung – die Bezugsgröße, auf die sich die Prozentwerte der BWA beziehen. Davon werden Schritt für Schritt die Kosten abgezogen, bis unten das Ergebnis steht. Wer diese Reihenfolge kennt, findet jede Position auf Anhieb.

Gerade in der Buchhaltung für Handwerksbetriebe fallen Bestandsveränderungen häufiger an – etwa durch noch nicht abgerechnete Aufträge oder unfertige Leistungen am Monatsende.

Die meisten Betriebe in Deutschland erhalten ihre Auswertung in einem einheitlichen Schema, der sogenannten Standard-BWA – am weitesten verbreitet ist die Standard-BWA von DATEV. Sie ist von oben nach unten gleich aufgebaut und in vielen Buchhaltungen die feste Vorlage. Der Vorteil: Die BWA sieht jeden Monat gleich aus, sodass Sie Veränderungen immer an derselben Stelle ablesen.

Die erste Schlüsselzahl ist der Rohertrag: Gesamtleistung minus Wareneinsatz beziehungsweise Materialkosten. Er zeigt, was nach dem direkten Aufwand für Ihre Leistung übrig bleibt – also der Spielraum, aus dem alle weiteren Kosten gedeckt werden müssen. Sinkt der Rohertrag bei gleicher Gesamtleistung, sind Ihre Einkaufs- oder Materialkosten gestiegen.

Noch aussagekräftiger werden die Zahlen als Quoten, jeweils im Verhältnis zur Gesamtleistung (die bei vielen Betrieben dem Umsatz entspricht). Eine Rohertragsquote von 65 % oder eine Personalkostenquote von 25 % lässt sich Monat für Monat vergleichen – unabhängig davon, ob die Gesamtleistung gerade hoch oder niedrig war. So erkennen Sie, ob sich Ihre Kostenstruktur verschiebt, und nicht nur, ob ein Monat zufällig stark war.

Nach den laufenden Kosten steht das Betriebsergebnis – das, was Ihr eigentliches Geschäft im Zeitraum abwirft. Darunter folgt das neutrale Ergebnis: Posten außerhalb des operativen Kerngeschäfts, etwa Zinsen sowie periodenfremde oder außerordentliche Vorgänge. Beide zusammen ergeben das Ergebnis vor Steuern – Ihren Gewinn vor Steuern.

Ganz unten weist die Standard-BWA noch die Steuern vom Einkommen und Ertrag aus; was nach deren Abzug übrig bleibt, ist das vorläufige Ergebnis. In dieser Steuerzeile stehen in der Praxis meist nur gebuchte Vorauszahlungen – wie hoch Ihre Steuer am Ende wirklich ausfällt, ermittelt Ihr Steuerberater im Jahresabschluss.

Das Wort „vorläufig“ ist deshalb entscheidend: Die BWA ist eine unterjährige Momentaufnahme, nicht Ihr endgültiger steuerlicher Gewinn. Einige Positionen – etwa Rückstellungen, Bewertungen oder periodengerechte Abgrenzungen – fließen erst zum Jahresende vollständig ein. Die BWA dient der laufenden Steuerung; sie zeigt die Richtung, nicht die endgültige Steuerzahl.

Eine einzelne Zahl sagt wenig. Deshalb stehen in der BWA mehrere Spalten nebeneinander – im Beispiel oben der aktuelle Monat, der Vormonat und der kumulierte Wert für das laufende Jahr. Erst dieser Vergleich macht aus einer einzelnen Zahl eine Aussage.

Lesen Sie deshalb in Bewegungen, nicht in Momentaufnahmen: Sind die Materialkosten gegenüber dem Vormonat gestiegen? Wie entwickelt sich das kumulierte Ergebnis über das Jahr? Ein guter oder schwacher Einzelmonat fällt erst im Verlauf richtig ins Gewicht – die Vergleichsspalten sind dafür Ihr wichtigstes Werkzeug.

Die häufigste Verwechslung haben wir schon genannt: das vorläufige Ergebnis für den verfügbaren Gewinn zu halten. Ebenso wichtig ist der Zeitpunkt – je nach Buchungsweise kann ein großer Zahlungseingang einen Monat stark aussehen lassen, der wirtschaftlich zu einem anderen Zeitraum gehört.

Außerdem gilt: Eine BWA ist nur so aktuell wie die Buchhaltung dahinter. Fehlen Belege oder ist ein Monat noch nicht fertig gebucht, sind die Zahlen unvollständig. Eine aktuelle, vollständige laufende Buchhaltung ist die Voraussetzung dafür, dass die BWA überhaupt verlässlich etwas aussagt.

Eine BWA nützt erst, wenn jemand die wichtigsten Veränderungen kurz einordnet. Bei NumPro ist die monatliche BWA in Form von Kennzahlen im Festpreis enthalten – inklusive einer knappen Einordnung: Was hat sich verändert, und worauf lohnt sich ein Blick?

So erhalten Sie Monat für Monat eine verständliche Auswertung statt eines ausgedruckten Zahlenfriedhofs – und Ihr Steuerberater bekommt zugleich eine saubere, monatsaktuelle Grundlage für seine Arbeit. Hand in Hand, ohne doppelten Aufwand.