Was ist eine BWA? Abkürzung, Bedeutung und Unterschied zum Jahresabschluss

BWA ist die Abkürzung für betriebswirtschaftliche Auswertung. Gemeint ist eine kurze, regelmäßige Übersicht, die zeigt, wie sich Ihr Betrieb wirtschaftlich entwickelt: Umsatz, Kosten und das Ergebnis – meist Monat für Monat. Gelegentlich liest man sie auch mit Punkten als „B.W.A.“ geschrieben – gemeint ist dasselbe.

Die BWA entsteht direkt aus Ihrer laufenden Buchhaltung. Sobald die Geschäftsvorfälle eines Monats gebucht sind, lassen sich daraus die wichtigsten Kennzahlen ablesen. Sie müssen dafür nichts zusätzlich liefern – die Zahlen sind ja schon erfasst.

Im Kern beantwortet eine BWA drei Fragen: Was haben Sie eingenommen, was haben Sie ausgegeben und was bleibt unterm Strich übrig? Dazu kommen meist ein Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahreszeitraum, damit Sie Entwicklungen erkennen, statt nur einen Monatswert zu sehen.

Sinnvoll wird die BWA aber erst, wenn die Zahlen verständlich aufbereitet sind – als Kennzahlen, nicht als ausgedruckter Zahlenfriedhof. Dann sehen Sie auf einen Blick, ob die Kosten davonlaufen oder ob ein guter Monat wirklich ein guter Monat war.

Die meisten Betriebe arbeiten mit der sogenannten Standard-BWA – einem einheitlichen Schema, das von oben nach unten aufgebaut ist. Ganz oben stehen die Umsatzerlöse, also was Sie eingenommen haben. Davon werden zunächst der Wareneinsatz beziehungsweise die Materialkosten abgezogen; übrig bleibt der Rohertrag, das, was nach dem direkten Aufwand für Ihre Leistung verbleibt.

Darunter folgen die laufenden Kosten – Personal, Raum, Fahrzeuge, Versicherungen, sonstige Ausgaben. Am Ende der Aufstellung steht das vorläufige Ergebnis: der Wert, der unterm Strich für den Zeitraum übrig bleibt. Daneben zeigt die BWA meist drei Spalten – den aktuellen Monat, den aufgelaufenen Wert für das laufende Jahr und den Vergleich zum Vorjahr.

Dieser feste Aufbau hat einen Vorteil: Eine BWA sieht jeden Monat gleich aus, sodass Sie Veränderungen sofort an derselben Stelle finden. Welche einzelnen Kennzahlen daraus besonders aussagekräftig sind und wie Sie sie lesen, ist ein Thema für sich – darum geht es in einem eigenen Beitrag.

BWA und Jahresabschluss werden oft verwechselt, sind aber zwei verschiedene Dinge. Die BWA ist eine unterjährige Auswertung: Sie begleitet das laufende Jahr und zeigt Monat für Monat, wo Sie gerade stehen. Sie dient der Steuerung im Alltag – nicht dem Finanzamt.

Der Jahresabschluss dagegen wird einmal jährlich erstellt und schließt das Geschäftsjahr offiziell ab. Er ist die Grundlage für die Steuererklärung und unterliegt festen gesetzlichen Vorgaben. Das Erstellen des Jahresabschlusses ist Aufgabe Ihres Steuerberaters – nicht Teil der laufenden Buchhaltung.

Beide bauen aufeinander auf: Je sauberer die laufende Buchhaltung und die monatliche BWA sind, desto schneller und einfacher ist am Jahresende der Jahresabschluss. Eine gut geführte BWA ist also gewissermaßen die Vorarbeit, von der Ihr Steuerberater profitiert.

Spätestens bei einer Finanzierung begegnen sich beide Zahlenwerke: Banken verlangen üblicherweise die Jahresabschlüsse der letzten Jahre und dazu eine aktuelle BWA – oft ergänzt um die Summen- und Saldenliste. Die Logik dahinter: Der Abschluss zeigt verlässlich die Vergangenheit, die BWA zeigt, wie das laufende Jahr sich entwickelt. Ein Betrieb, der jeden Monat eine saubere BWA vorlegen kann, wirkt dabei nicht nur transparenter – er kann Anfragen auch in Tagen statt Wochen beantworten.

Die häufigste Verwirrung entsteht, wenn das BWA-Ergebnis vom Dezember nicht zum späteren Jahresabschluss passt. Das ist normal – und hat handfeste Gründe: In die BWA fließt ein, was laufend gebucht ist. Der Jahresabschluss ergänzt die sogenannten Abschlussbuchungen, die es unterm Jahr noch gar nicht geben kann: exakt berechnete Abschreibungen, Rückstellungen etwa für ausstehende Rechnungen oder Urlaubsansprüche, Abgrenzungen von Zahlungen, die wirtschaftlich ins nächste Jahr gehören, und die Bewertung von Vorräten und unfertigen Leistungen.

Dazu kommt die zeitliche Verschiebung im Alltag: Eine Dezember-Rechnung, die erst im Januar eintrifft, steht in der Dezember-BWA noch nicht drin. Die BWA ist deshalb kein schlechteres Zahlenwerk – sie beantwortet nur eine andere Frage: nicht „Was ist das amtliche Jahresergebnis?“, sondern „Wie läuft der Betrieb gerade?“. Wie Sie diese Frage aus den BWA-Zeilen herauslesen, zeigt der Beitrag BWA lesen und verstehen: Zahlen richtig deuten.

Üblich ist die monatliche BWA: Nach Buchungsschluss eines Monats erhalten Sie Ihre Auswertung – idealerweise immer zum gleichen Zeitpunkt, damit Sie sich darauf verlassen können. Wer seltener bucht, bekommt die BWA entsprechend seltener; je aktueller die Buchhaltung, desto aussagekräftiger die Zahlen.

Wichtig ist weniger, dass die BWA pünktlich kommt, als dass jemand die wichtigsten Veränderungen kurz einordnet. Eine Zahl allein sagt wenig – erst der Hinweis „die Materialkosten sind diesen Monat um 12 % gestiegen“ macht sie nutzbar.

Wenn Sie Ihre BWA nicht selbst zusammenstellen wollen, lässt sie sich erstellen lassen – als Teil der laufenden Buchhaltung. Bei NumPro ist die monatliche BWA in Form von Kennzahlen im Festpreis enthalten: Sie sehen jeden Monat, wo Ihr Betrieb steht, inklusive einer kurzen Einordnung der wichtigsten Veränderungen.

Häufig gefragt: Was kostet eine BWA? Pauschal lässt sich das kaum beziffern – es kommt darauf an, ob sie einzeln abgerechnet oder, wie bei NumPro, als Teil der laufenden Buchhaltung erbracht wird. Was Ihr monatlicher Festpreis inklusive BWA ausmacht, rechnet Ihnen der Festpreisrechner in einer Minute aus.

So haben Sie die Zahlen, die Sie zur Steuerung brauchen, und Ihr Steuerberater bekommt zugleich eine monatsaktuelle Grundlage für seine Arbeit – Hand in Hand, ohne doppelten Aufwand.