Lohnabrechnung in der Gastronomie: Warum sie so aufwendig ist – und wie sie trotzdem pünktlich läuft

In vielen Betrieben ist die Lohnabrechnung Routine: gleiche Gehälter, gleiche Stunden, zwölfmal im Jahr fast derselbe Lauf. In der Gastronomie ist jeder Monat ein Unikat – Schichtpläne ändern sich wöchentlich, Aushilfen kommen und gehen, und ob eine Stunde nachts, sonntags oder am Feiertag gearbeitet wurde, entscheidet über die Abrechnung.

Die Hektik am Monatsende entsteht deshalb selten beim Abrechnen, sondern beim Zusammensuchen: Stundenzettel aus der Küche, Personalien der neuen Aushilfe, die Frage, wer am Feiertag eingesprungen ist. Wer die Datenwege einmal sauber regelt, hat das Problem im Kern gelöst – der Rest ist Handwerk.

Kaum eine Branche mischt so viele Beschäftigungsarten wie die Gastronomie: festes Küchen- und Serviceteam, Teilzeitkräfte, Minijobber fürs Wochenende, Saisonkräfte für den Biergarten. Für die Abrechnung ist die richtige Einordnung entscheidend, denn Beiträge, Pauschalen und Meldungen unterscheiden sich je nach Beschäftigungsart deutlich.

Die Minijob-Grenze ist seit 2022 dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt: Steigt der Mindestlohn, steigt die Grenze mit. 2026 liegt sie bei 603 Euro im Monat (7.236 Euro im Jahr), der Mindestlohn bei 13,90 Euro pro Stunde. Wer genau den Mindestlohn zahlt, kann einen Minijobber damit gut 43 Stunden im Monat einsetzen.

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht (§ 28a Abs. 4 SGB IV): Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter – ausdrücklich auch Minijobber und Aushilfen – muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Die Meldung muss also raus, bevor die erste Schicht beginnt, nicht erst mit der ersten Abrechnung.

Praktisch heißt das: Name, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer müssen vor dem ersten Arbeitstag vorliegen – nicht nach dem Probewochenende. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft im Gastgewerbe regelmäßig und unangekündigt; fehlt die Sofortmeldung, drohen Bußgelder. Ein kurzes Stammdatenblatt, das jede neue Kraft vor der ersten Schicht ausfüllt, macht aus der Pflicht eine Nebensache.

Das Mindestlohngesetz verpflichtet Arbeitgeber im Gastgewerbe (§ 17 MiLoG), für ihre Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung, aufzubewahren mindestens zwei Jahre. Für Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht unabhängig von der Branche ohnehin. Ausnahmen gibt es nur wenige, etwa für enge Familienangehörige oder Beschäftigte mit hohem verstetigtem Gehalt.

Die Form ist frei: Papier, Tabelle oder App – alles ist zulässig. Wer die Stunden aber digital erfasst, hat sie gleich dort, wo sie für die Abrechnung gebraucht werden: keine Zettelwirtschaft, keine Übertragungsfehler, und bei einer Zoll-Prüfung liegt der Nachweis auf Knopfdruck vor.

Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und beitragsfrei bleiben – ob und in welcher Höhe das in Ihrem Betrieb der Fall ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Für die Abrechnung zählt etwas anderes: Zuschläge lassen sich nur korrekt abrechnen, wenn festgehalten ist, wann gearbeitet wurde, nicht nur wie lange. Eine Stundensumme am Monatsende reicht dafür nicht; die Arbeitszeitaufzeichnung mit Uhrzeiten aus dem vorigen Abschnitt liefert genau die nötigen Angaben frei Haus.

Beim Trinkgeld gilt grundsätzlich: Freiwillig und direkt vom Gast ans Personal gezahlt, bleibt es steuerfrei und taucht in der Abrechnung gar nicht auf. Anders kann es bei festen Bedienzuschlägen oder einer Verteilung über den Arbeitgeber aussehen – solche Sonderfälle sind Sache Ihres Steuerberaters und sollten vorab geklärt werden, nicht am Zahltag. Diese Übersicht ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Der Unterschied zwischen einem hektischen und einem pünktlichen Lohnlauf ist selten die Software – es ist die Routine. Drei Bausteine reichen: ein fester Stichtag, zu dem alle Stunden vorliegen, ein einziger Kanal, über den Stundenzettel und Änderungen laufen, und ein Standardablauf für jede Neueinstellung. Alles andere ergibt sich daraus.

Genau diese Routine übernehme ich in der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie melden Stunden und Änderungen einmal digital, ich rechne laufend ab – Minijobs, Teilzeit, kurzfristige Aushilfen sowie Ein- und Austritte mitten im Monat inklusive, auch bei hoher Fluktuation.

Das Ganze zum monatlichen Festpreis, vorab vereinbart – was das für Ihre Teamgröße heißt, zeigt der Preisrechner in zwei Minuten. Und wie die Lohnabrechnung mit Kasse, Lieferantenrechnungen und Belegen zusammenspielt, lesen Sie auf der Seite Buchhaltung für die Gastronomie.