Lohnabrechnung und Buchhaltung* für Pflegedienste: Schichtlöhne, Zuschläge, ein Festpreis
ab 64 €/Monat
In einem ambulanten Pflegedienst steckt der größte Teil der Kosten im Personal und damit der größte Teil der monatlichen Arbeit in der Lohnabrechnung. Ich erstelle die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Team laufend, mit Schichten, Zuschlägen und wechselnden Stunden, und übernehme auf Wunsch die Finanzbuchhaltung gleich mit. Beides zum vorab vereinbarten Festpreis. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrem Steuerberater; ich sorge dafür, dass er vollständige Zahlen bekommt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jeder Monat sieht im Lohnlauf anders aus
Schichtpläne, Springerdienste, Teilzeit und Aushilfen ändern sich laufend, dazu Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste. Was im Dienstplan steht, muss Monat für Monat korrekt in der Abrechnung ankommen.
Stundenzettel kommen spät und selten vollständig
Die Zeiten entstehen unterwegs, nicht im Büro. Fehlt am Abrechnungstag ein Nachweis, verschiebt sich der ganze Lauf und die Korrektur kostet mehr Zeit als die ursprüngliche Erfassung.
Kassenabrechnung und Buchhaltung laufen nebeneinander her
Leistungsnachweise, Abrechnungen mit Kranken- und Pflegekassen und die tatsächlichen Zahlungseingänge treffen zeitversetzt ein. Ohne laufende Zuordnung weiß am Monatsende niemand, welche Leistung bezahlt ist und welche offen steht.
Belege entstehen auf Tour
Tankquittungen, Verbrauchsmaterial, Parkgebühren, Reparaturen an den Dienstfahrzeugen: Diese Belege landen selten von selbst auf dem Schreibtisch und fehlen dann in der Auswertung.
Was die Lohnabrechnung im Pflegedienst ausmacht
Die Gehaltsabrechnung für einen Pflegedienst ist kein Standardlauf. Das sind die sechs Punkte, an denen sie im Alltag hängt und die ich Monat für Monat übernehme.
- Pflegemindestlohn nach Qualifikation
- Der Pflegemindestlohn ist nach Qualifikation gestaffelt und wird regelmäßig angehoben. Welche Stufe für wen gilt, legen Sie fest. Ich rechne mit dem Satz ab, der im Abrechnungsmonat gilt, und melde mich, wenn ein vereinbarter Stundenlohn darunter liegt.
- Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag
- Die Zuschläge ergeben sich aus den tatsächlich geleisteten Diensten, nicht aus dem Plan. Ich übernehme sie je Mitarbeiter aus Ihren Zeitnachweisen in die Abrechnung. Wie die Zuschläge steuerlich zu behandeln sind, gibt Ihr Steuerberater vor; ich rechne nach diesen Vorgaben ab.
- Bereitschafts- und Rufdienst
- Bereitschaft wird anders vergütet als die reguläre Schicht, und Rufdienst wieder anders. Sie teilen mir die vereinbarten Sätze mit, ich führe beide als eigene Lohnarten, damit auf der Abrechnung nachvollziehbar bleibt, wofür gezahlt wurde.
- Wege- und Tourenzeiten
- In der ambulanten Pflege entsteht Arbeitszeit auch zwischen den Einsätzen. Was Ihre Dienstplan- oder Tourensoftware als Wegezeit ausweist, fließt in die Abrechnung ein. Es muss keine bestimmte Software sein, der Export genügt.
- Minijob, Teilzeit, Springer im selben Team
- Pflegefachkräfte in Vollzeit, Teilzeitkräfte mit wechselnden Stunden, Minijobber für die Wochenendtouren, Springer bei Ausfällen: Beiträge und Meldungen unterscheiden sich je Beschäftigungsart. Ich rechne alle Arten im selben Lauf ab.
- Meldungen und Lohnsteuer-Anmeldung zu jedem Lauf
- Zu jedem Abrechnungslauf gehören die Meldungen an die Krankenkassen, die Beitragsnachweise und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung. Das ist Teil der laufenden Abrechnung und im Festpreis enthalten. Ein- und Austritte können Sie jederzeit melden, auch mitten im Monat.
Die passenden Leistungen: zum monatlichen Festpreis
Sie wählen die Bausteine, die Ihr Betrieb braucht. Der Preis ist vorab vereinbart und gilt Monat für Monat.
Lohn- & Gehaltsabrechnung
Laufende Abrechnung für Schicht-, Teilzeit- und Aushilfskräfte, einschließlich der Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste und der Lohnsteuer-Anmeldungen zu jedem Lauf.
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Finanzbuchhaltung
Ich buche Ihre laufenden Geschäftsvorfälle (Kassenabrechnungen, Zahlungseingänge, Fahrzeug- und Materialkosten) und stimme die offenen Posten laufend ab.
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Belegmanagement
Belege aus dem Tourenalltag werden digital erfasst und GoBD-konform archiviert, fotografiert im Auto statt gesammelt im Handschuhfach.
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Auswertungen & BWA
Monatliche Kennzahlen zeigen, wie sich Personalkosten, Fahrzeugkosten und Erlöse entwickeln, und zwar früh genug, um zu reagieren.
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Häufige Fragen aus der Pflege
Rechnen Sie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste mit ab?
Ja. Die Zuschläge sind Teil der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ich für Sie erstelle, einschließlich der Lohnsteuer-Anmeldungen zu jedem Abrechnungslauf. Wie die Zuschläge steuerlich zu behandeln sind, beurteilt Ihr Steuerberater; ich rechne nach den Vorgaben ab, die für Ihren Betrieb gelten.
Unsere Stundenzettel kommen aus der Dienstplansoftware. Passt das?
Ja. Ich arbeite mit den Auswertungen und Exporten, die Ihre Dienstplan- oder Pflegesoftware liefert. Es muss keine bestimmte Software sein. Wichtig ist nur, dass die Zeiten je Mitarbeiter vollständig und nachvollziehbar bei mir ankommen.
Sind unsere Pflegeleistungen umsatzsteuerfrei?
Das ist eine steuerliche Beurteilung und damit Sache Ihres Steuerberaters. Dafür bin ich als selbständiger Buchhalter nicht befugt. Sobald feststeht, wie Ihre Leistungen zu behandeln sind, buche ich Ihre laufenden Geschäftsvorfälle entsprechend und liefere Ihrer Kanzlei die Daten fristgerecht zu.
Was kostet die Lohnabrechnung für einen Pflegedienst?
15 € je Mitarbeiter und Monat, zusätzlich zur monatlichen Grundgebühr. Für einen Dienst mit zwölf Mitarbeitern sind das ab 229 € im Monat, wenn ich nur die Lohnabrechnung übernehme. Enthalten sind die laufende Abrechnung, die digitalen Verdienstabrechnungen, die laufenden Meldungen und die Lohnsteuer-Anmeldungen. Den verbindlichen Festpreis vereinbaren wir im kostenlosen Erstgespräch.
Was kostet das bei zwölf Mitarbeitern?
Als Orientierung: Eine GmbH mit rund 150 Belegen im Monat und zwölf Mitarbeitern in der Lohnabrechnung liegt bei etwa 465 € bis 570 € im Monat. Den verbindlichen Festpreis vereinbaren wir im kostenlosen Erstgespräch. Er ist an Belegvolumen und Teamgröße gekoppelt, nicht an Stunden.
Wir wachsen und stellen laufend ein. Was passiert dann?
Der Festpreis ist an die Zahl der abgerechneten Mitarbeiter gekoppelt und wird angepasst, wenn eine Stufe erreicht ist, vorher angekündigt, nie rückwirkend berechnet. Neue Mitarbeiter können Sie jederzeit melden, auch mitten im Monat.
Wie läuft die Übergabe der Lohnabrechnung ab?
In drei Schritten. Erstens das Erstgespräch: Teamgröße, Beschäftigungsarten, Abrechnungsstichtag, Festpreis. Zweitens die Übernahme: Ich brauche die Stammdaten, die bisherigen Abrechnungen des laufenden Jahres und die Lohnkonten von Ihrem bisherigen Abrechner. Drittens der erste Lauf: Sie liefern die Zeiten aus Ihrer Dienstplansoftware, ich rechne ab und Sie erhalten die Verdienstabrechnungen digital.
Können wir mitten im Jahr wechseln?
Ja, der Wechsel zum Monatsersten ist der Normalfall. Das laufende Jahr muss dafür nicht abgeschlossen sein.
Rechnen Sie nach TVöD oder AVR ab?
Nein. Tarifwerke wie den TVöD-P oder die AVR rechne ich nicht ab. Mein Zuschnitt sind private ambulante Pflegedienste mit einzelvertraglich vereinbarten Löhnen, für die der Pflegemindestlohn die Untergrenze bildet.
Arbeiten Sie mit unserem Steuerberater zusammen?
Ja, Hand in Hand. Ihr Steuerberater bekommt die Lohndaten und die gebuchten Geschäftsvorfälle fristgerecht und vollständig. Alles zum Jahresende, die steuerliche Beurteilung der Zuschläge und die Umsatzsteuer Ihrer Pflegeleistungen bleiben bei der Kanzlei.
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Mehr zum Thema im Ratgeber
Ihr Festpreis für den Pflegedienst
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Teamgröße, Abrechnungsrhythmus und Belegvolumen. Ihr Festpreis-Angebot erhalten Sie schriftlich, entscheiden können Sie in Ruhe.