Buchhaltung* für Pflegedienste: Schichtlöhne, Zuschläge, ein Festpreis
In einem ambulanten Pflegedienst steckt der größte Teil der Kosten im Personal – und damit der größte Teil der monatlichen Arbeit in der Lohnabrechnung. Ich übernehme sie laufend, zusammen mit Ihrer Finanzbuchhaltung, zum vorab vereinbarten Festpreis. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrem Steuerberater; ich sorge dafür, dass er vollständige Zahlen bekommt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jeder Monat sieht im Lohnlauf anders aus
Schichtpläne, Springerdienste, Teilzeit und Aushilfen ändern sich laufend, dazu Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste. Was im Dienstplan steht, muss Monat für Monat korrekt in der Abrechnung ankommen.
Stundenzettel kommen spät und selten vollständig
Die Zeiten entstehen unterwegs, nicht im Büro. Fehlt am Abrechnungstag ein Nachweis, verschiebt sich der ganze Lauf – und die Korrektur kostet mehr Zeit als die ursprüngliche Erfassung.
Kassenabrechnung und Buchhaltung laufen nebeneinander her
Leistungsnachweise, Abrechnungen mit Kranken- und Pflegekassen und die tatsächlichen Zahlungseingänge treffen zeitversetzt ein. Ohne laufende Zuordnung weiß am Monatsende niemand, welche Leistung bezahlt ist und welche offen steht.
Belege entstehen auf Tour
Tankquittungen, Verbrauchsmaterial, Parkgebühren, Reparaturen an den Dienstfahrzeugen: Diese Belege landen selten von selbst auf dem Schreibtisch – und fehlen dann in der Auswertung.
Die passenden Leistungen – zum monatlichen Festpreis
Sie wählen die Bausteine, die Ihr Betrieb braucht. Der Preis ist vorab vereinbart und gilt Monat für Monat.
Lohn- & Gehaltsabrechnung
Laufende Abrechnung für Schicht-, Teilzeit- und Aushilfskräfte, einschließlich der Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste und der Lohnsteuer-Anmeldungen zu jedem Lauf.
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Finanzbuchhaltung
Ich buche Ihre laufenden Geschäftsvorfälle – Kassenabrechnungen, Zahlungseingänge, Fahrzeug- und Materialkosten – und stimme die offenen Posten laufend ab.
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Belegmanagement
Belege aus dem Tourenalltag werden digital erfasst und GoBD-konform archiviert – fotografiert im Auto statt gesammelt im Handschuhfach.
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Auswertungen & BWA
Monatliche Kennzahlen zeigen, wie sich Personalkosten, Fahrzeugkosten und Erlöse entwickeln – und zwar früh genug, um zu reagieren.
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Häufige Fragen aus der Pflege
Rechnen Sie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsdienste mit ab?
Ja. Die Zuschläge sind Teil der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ich für Sie erstelle – einschließlich der Lohnsteuer-Anmeldungen zu jedem Abrechnungslauf. Wie die Zuschläge steuerlich zu behandeln sind, beurteilt Ihr Steuerberater; ich rechne nach den Vorgaben ab, die für Ihren Betrieb gelten.
Unsere Stundenzettel kommen aus der Dienstplansoftware. Passt das?
Ja. Ich arbeite mit den Auswertungen und Exporten, die Ihre Dienstplan- oder Pflegesoftware liefert. Es muss keine bestimmte Software sein – wichtig ist nur, dass die Zeiten je Mitarbeiter vollständig und nachvollziehbar bei mir ankommen.
Sind unsere Pflegeleistungen umsatzsteuerfrei?
Das ist eine steuerliche Beurteilung und damit Sache Ihres Steuerberaters – dafür bin ich als selbständiger Buchhalter nicht befugt. Sobald feststeht, wie Ihre Leistungen zu behandeln sind, buche ich Ihre laufenden Geschäftsvorfälle entsprechend und liefere Ihrer Kanzlei die Daten fristgerecht zu.
Was kostet das bei zwölf Mitarbeitern?
Als Orientierung: Eine GmbH mit rund 150 Belegen im Monat und zwölf Mitarbeitern in der Lohnabrechnung liegt bei etwa 465 € bis 570 € im Monat. Den verbindlichen Festpreis vereinbaren wir im kostenlosen Erstgespräch – er ist an Belegvolumen und Teamgröße gekoppelt, nicht an Stunden.
Wir wachsen und stellen laufend ein. Was passiert dann?
Der Festpreis ist an die Zahl der abgerechneten Mitarbeiter gekoppelt und wird angepasst, wenn eine Stufe erreicht ist – vorher angekündigt, nie rückwirkend berechnet. Neue Mitarbeiter können Sie jederzeit melden, auch mitten im Monat.
Noch etwas offen? Alle Fragen und Antworten
Mehr zum Thema im Ratgeber
Ihr Festpreis für den Pflegedienst
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Teamgröße, Abrechnungsrhythmus und Belegvolumen. Ihr Festpreis-Angebot erhalten Sie schriftlich – entscheiden können Sie in Ruhe.