Was kostet externe Lohnabrechnung? Preise und Vergleich

Für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es drei übliche Wege, und sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch in der Abrechnungsgrundlage. Das externe Lohnbüro rechnet je Abrechnung ab, der Steuerberater nach einer Gebührenverordnung, und wer im eigenen Haus abrechnet, zahlt keine Rechnung, sondern Arbeitszeit und Software.

Die folgenden Spannen stammen aus den öffentlichen Preisangaben mehrerer Anbieter und aus der Gebührenverordnung, Stand September 2026. Sie sind Orientierung, kein Angebot: was ein konkreter Fall kostet, hängt am Leistungsumfang, den dieser Beitrag weiter unten aufschlüsselt.

Am Markt haben sich drei Preismodelle durchgesetzt. Das erste ist der reine Stückpreis: Sie zahlen einen Betrag je erstellter Abrechnung, typischerweise zwischen 12 und 25 Euro, und sonst nichts. Das rechnet sich für Betriebe mit stabiler Belegschaft, deren Monat sich kaum vom vorherigen unterscheidet.

Das zweite Modell ist die Grundgebühr plus Stückpreis. Die Grundgebühr liegt je nach Anbieter zwischen 15 und 30 Euro im Monat und deckt die Mandatspflege ab, der Stückpreis fällt dann etwas niedriger aus. Für sehr kleine Teams ist das oft teurer, ab etwa fünf bis zehn Mitarbeitern gleicht sich der Unterschied aus.

Das dritte Modell ist die monatliche Pauschale, bei der eine feste Summe alles abdeckt, was im normalen Betrieb anfällt. Der Vorteil liegt nicht im Durchschnittspreis, sondern in der Planbarkeit: Ein Monat mit zwei Eintritten, einer Krankmeldung und einer rückwirkenden Korrektur kostet dasselbe wie ein ruhiger Monat. Genau in solchen Monaten entsteht bei Stückpreismodellen die Rechnung, mit der niemand gerechnet hat.

Der Preis allein sagt deshalb wenig. Entscheidend ist, was er umfasst. Häufig separat berechnet werden: An- und Abmeldungen bei Ein- und Austritt, Bescheinigungen für Behörden und Krankenkassen, Jahresmeldungen, rückwirkende Korrekturen, Auswertungen für die Buchhaltung sowie Sonderläufe außerhalb des normalen Termins. Wer zwei Angebote vergleichen will, muss diese Positionen nebeneinanderlegen, nicht die Stückpreise.

Der Stückpreis ist nur die halbe Rechnung. Was daneben anfällt, steht bei den meisten Anbietern in einer gesonderten Liste, und genau dort entstehen die Beträge, mit denen niemand gerechnet hat. Zwei Anbieter veröffentlichen ihre Positionen vollständig; die folgenden Werte stammen aus diesen öffentlichen Preislisten und zeigen die Größenordnung.

Auffällig ist die Spreizung bei den Bescheinigungen. Was bei dem einen Anbieter pauschal 2,50 Euro je Stück kostet, wird beim anderen nach Art der Bescheinigung berechnet und liegt dann bei 15 bis 20 Euro. Wer im Jahr mehrere Elterngeld-, Verdienst- oder Arbeitsbescheinigungen braucht, sollte danach ausdrücklich fragen.

Beim Steuerberater ist der Preis nicht frei verhandelt, sondern an einen gesetzlichen Rahmen gebunden. Maßgeblich ist § 34 der Steuerberatervergütungsverordnung, abgerufen am 11.09.2026. Für die Führung der Lohnkonten und die Anfertigung der Lohnabrechnung sieht Absatz 2 eine Gebühr von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Für die erstmalige Einrichtung der Lohnkonten und die Aufnahme der Stammdaten kommen nach Absatz 1 einmalig 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer hinzu.

Dieser Rahmen erklärt, warum zwei Kanzleien für dieselbe Arbeit sehr unterschiedlich abrechnen dürfen, ohne dass eine von beiden etwas falsch macht. Die Verordnung nennt eine Spanne, und innerhalb dieser Spanne bestimmt die Kanzlei die Gebühr nach Umfang und Schwierigkeit des Einzelfalls. Ein Betrieb mit Schichtzuschlägen, wechselnden Stunden und Kurzfristbeschäftigten liegt zu Recht höher als ein Büro mit fünf festen Gehältern.

Zwei Absätze derselben Vorschrift werden dabei gern übersehen. Rechnet die Kanzlei nach Buchungsunterlagen ab, die Sie selbst erstellt haben, gilt nach Absatz 3 eine deutlich niedrigere Spanne von 2,50 bis 9,50 Euro. Und wenn Sie die Daten selbst erfassen und dabei mit den Programmen der Kanzlei arbeiten, sind es nach Absatz 4 nur noch 1,20 bis 4,20 Euro, jeweils neben der Vergütung für die Datenverarbeitung. Wer Vorarbeit leistet, zahlt also legitim weniger, und das lässt sich im Gespräch mit der Kanzlei ansprechen.

Ein Punkt spricht sachlich für die Kanzlei: Nach Absatz 6 ist die Lohnsteueranmeldung mit der Gebühr abgegolten. Ein selbständiger Buchhalter oder ein Lohnbüro darf diese Anmeldung nicht übernehmen, denn erlaubt ist dort nur die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 des Steuerberatungsgesetzes. Wer die Abrechnung an ein Lohnbüro gibt, braucht für die steuerliche Seite also weiterhin seinen Steuerberater. In der Praxis ist das kein Nachteil, sondern Arbeitsteilung: Das Lohnbüro liefert die Daten fristgerecht zu, die Kanzlei übernimmt die Anmeldung.

Wer selbst abrechnet, bekommt keine Rechnung und hält den Posten deshalb oft für kostenlos. Er ist nur unsichtbar. Vier Positionen gehören in die Rechnung: die Lohnsoftware im Jahresabo, die Arbeitszeit für den monatlichen Lauf, die Zeit für Fortbildung, weil sich Beitragssätze, Grenzen und Meldeverfahren jedes Jahr ändern, und die Vertretung, wenn die zuständige Person im Urlaub oder krank ist.

Die Rechnung funktioniert so: Jahrespreis der Software geteilt durch zwölf, plus Zeitbedarf je Lauf mal internem Stundensatz, plus ein Zwölftel der jährlichen Fortbildungszeit. Das Ergebnis teilen Sie durch die Zahl der Abrechnungen, dann ist es mit den Preisen oben vergleichbar.

Ein Beispiel mit ausdrücklich angenommenen Werten, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten: Bei einer Software für 30 Euro im Monat, drei Stunden Arbeit je Abrechnungslauf, einem internen Stundensatz von 25 Euro und zwei Fortbildungstagen im Jahr kommen Sie bei vier Mitarbeitern auf etwa 130 Euro im Monat, also gut 32 Euro je Abrechnung. Damit liegt der scheinbar kostenlose Weg über beiden externen Varianten. Der Grund ist immer derselbe: Die Zeit skaliert nicht mit der Teamgröße. Drei Stunden Abrechnungslauf fallen bei vier Mitarbeitern fast genauso an wie bei zwölf.

Die folgende Rechnung setzt die Zahlen der drei Abschnitte zusammen. Angenommen ist ein Einzelunternehmen mit vier Mitarbeitern, normalen Stundenlöhnen, gelegentlichen Zuschlägen und einem Wechsel im Jahr. Die Werte für den eigenen Haushalt sind die Annahmen aus dem Abschnitt davor.

Vier Mitarbeiter sind ein Beispiel, kein Maßstab. Weil die Stückpreise gestaffelt sind und die interne Arbeitszeit kaum mit der Teamgröße wächst, verschiebt sich das Verhältnis mit jeder Größe. Die folgende Rechnung nutzt die Staffelpreise aus der Preisliste oben und dieselben Annahmen für den eigenen Haushalt wie im Abschnitt davor.

Der Befund ist eindeutig: Je kleiner der Betrieb, desto klarer spricht die Rechnung gegen die eigene Abrechnung. Ein Soloselbständiger mit einer Aushilfe zahlt intern das Zehnfache dessen, was das Lohnbüro kostet, weil sich Software und Einarbeitung auf eine einzige Abrechnung im Monat verteilen. Umgekehrt wird die interne Lösung erst jenseits von rund zwanzig Mitarbeitern rechnerisch interessant, und dort steht dann die Frage der Vertretung im Raum.

Die letzte Zeile der Tabelle ist bewusst nicht direkt vergleichbar, und das gehört dazugesagt: Sie enthält neben der Lohnabrechnung die komplette laufende Finanzbuchhaltung für rund 150 Belege im Monat. Wer nur die Lohnabrechnung vergibt, zahlt entsprechend weniger. Die Spanne für Ihren Fall zeigt der Rechner auf der Seite Festpreise für Buchhaltung und Lohnabrechnung.

Auffällig ist etwas anderes: Zwischen den drei externen Wegen liegen in diesem Beispiel keine 100 Euro im Jahr. Die Entscheidung fällt deshalb selten am Preis, sondern an der Frage, wer erreichbar ist, wie schnell Korrekturen laufen und ob der Preis vorher feststeht.

Die teuerste Position der Lohnabrechnung taucht in keiner Preisliste auf, weil sie erst entsteht, wenn etwas schiefgeht. Werden Sozialversicherungsbeiträge nicht bis zum Fälligkeitstag gezahlt, fällt nach § 24 Absatz 1 des Vierten Sozialgesetzbuchs für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 Prozent an, berechnet auf den auf 50 Euro abgerundeten Rückstand. Bei einem rückständigen Betrag unter 150 Euro wird er nicht erhoben, wenn er gesondert angefordert werden müsste. Ein Prozent klingt wenig, ist aber ein Monatssatz: Über ein Jahr gerechnet liegt das weit über jedem Kreditzins.

Dazu kommt die Betriebsprüfung der Rentenversicherung, die alle vier Jahre ansteht. Werden dort Beiträge nachgefordert, etwa weil eine Aushilfe falsch eingestuft oder ein Zuschlag zu Unrecht steuerfrei belassen wurde, zahlt der Arbeitgeber die Beiträge in aller Regel vollständig nach, auch den Anteil, den er beim Mitarbeiter nicht mehr einbehalten kann.

Die dritte Position ist der Korrekturaufwand. Eine rückwirkende Änderung zieht nicht nur eine neue Abrechnung nach sich, sondern korrigierte Meldungen, einen neuen Beitragsnachweis und im Zweifel ein Gespräch mit der Krankenkasse. Bei Stückpreismodellen wird genau das häufig gesondert berechnet. Es lohnt sich, vorher zu fragen, was eine Korrektur kostet und ob sie im Preis enthalten ist.

Wie schnell der Säumniszuschlag wächst, zeigt die Rechnung an einem Beispiel: Ein Betrieb mit vier Mitarbeitern schuldet für einen Monat 3.180 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen und zahlt zwei Monate zu spät.

Warum die Lohnabrechnung überhaupt so teuer werden kann, wenn sie schiefgeht, liegt an den Fristen. Sie sind nicht verhandelbar, und sie liegen enger beieinander, als viele denken. Wer sie kennt, versteht auch, warum ein Dienstleister auf einen festen Stichtag für Ihre Zuarbeit besteht.

Für die Geringfügigkeitsgrenze gibt es keine feste Zahl im Gesetz. Nach § 8 Absatz 1a SGB IV wird sie berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird. Sie ändert sich also mit jeder Mindestlohnanpassung, und mit ihr die Frage, ob eine Aushilfe noch im Minijob ist. Den für das laufende Jahr geltenden Betrag gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Bundesanzeiger bekannt.

Fünf Fragen trennen ein vergleichbares Angebot von einer Hausnummer. Erstens: Steht der Preis vorab schriftlich, oder gilt er ab einem Mindestbetrag? Zweitens: Sind Meldungen, Bescheinigungen und die Jahresmeldungen enthalten oder kommen sie extra auf die Rechnung? Drittens: Was kostet eine rückwirkende Korrektur? Viertens: Welche Zuarbeit wird von Ihnen erwartet und bis zu welchem Stichtag im Monat? Fünftens: Welche Kündigungsfrist gilt und in welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie wechseln?

Die fünfte Frage wird am häufigsten vergessen und ist die wichtigste, wenn es einmal nicht passt. Lohndaten gehören Ihnen, aber ein Export in einem Format, mit dem der nächste Dienstleister arbeiten kann, ist keine Selbstverständlichkeit.

Was kostet die Lohnabrechnung bei nur einem Mitarbeiter? Rein rechnerisch ist es eine Abrechnung, also der einfache Stückpreis. In der Praxis arbeiten viele Anbieter hier mit einer Mindestgebühr, weil Mandatspflege, Meldewesen und Jahresabschlussarbeiten unabhängig von der Kopfzahl anfallen. Fragen Sie ausdrücklich nach der Mindestgebühr, sonst vergleichen Sie Preise, die es für Ihren Fall gar nicht gibt.

Kosten Minijobber weniger? Meist nicht. Der Aufwand ist ähnlich, teilweise höher, weil die Verdienstgrenze laufend überwacht werden muss und eine Überschreitung sofort Folgen für Steuer und Sozialversicherung hat. Anbieter, die Minijobs pauschal billiger anbieten, rechnen den Mehraufwand oft an anderer Stelle ab.

Kann man mitten im Jahr wechseln? Ja. Gebraucht werden die Stammdaten, die bisherigen Abrechnungen des laufenden Jahres und die Lohnkonten. Der Wechsel zum Monatsersten ist am einfachsten, der Jahreswechsel ist nicht erforderlich. Eingeplant werden sollte ein begleiteter erster Lauf, bei dem gegen den Vormonat geprüft wird.

Warum ist der Steuerberater manchmal günstiger als das Lohnbüro? Weil der Gebührenrahmen nach unten weiter reicht, als viele denken, und weil die Lohnsteueranmeldung dort abgegolten ist. Wer ohnehin eine Kanzlei hat und wenige, gleichbleibende Gehälter abrechnet, fährt damit gut. Der Unterschied zeigt sich bei wechselnden Stunden, Zuschlägen und häufigen Ein- und Austritten, also überall dort, wo der Aufwand monatlich schwankt.

Die externen Wege liegen für einen kleinen Betrieb dichter beieinander, als die Werbung vermuten lässt, und der interne Weg ist meist der teuerste, sobald man die Arbeitszeit ehrlich einrechnet. Der Preis je Abrechnung ist dabei die am wenigsten aussagekräftige Zahl, solange nicht feststeht, was er enthält.

Wenn Sie die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben wollen, arbeite ich mit einem monatlichen Festpreis, der vor dem ersten Lauf schriftlich feststeht, Korrekturen und Personalwechsel eingeschlossen. Wie die Zusammenarbeit im Monat abläuft, steht unter Ablauf der Zusammenarbeit. Für Pflegedienste und für die Gastronomie gibt es eigene Seiten, weil dort andere Fragen an der Abrechnung hängen: Lohnabrechnung für Pflegedienste und Lohnabrechnung in der Gastronomie.

Dieser Beitrag ordnet Preise ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die genannten Gebührenrahmen geben den Stand vom 11.09.2026 wieder.